Çoğu otel bütçesini yıllık yapar. Ocak’ta oturur, rakamları dizer, onaylatır. Sonra Aralık’ta bakar, nerede hata yaptık diye sorar.
Cevap genellikle aynıdır. Üçüncü çeyrekte kontrolden çıktı.
Yıllık bütçe iyi bir başlangıç noktasıdır ama yönetim aracı değildir.
Bir hedef koyarsınız, yıl geçer, sapma büyür, fark ettiğinizde geri dönmek için çok geç olmuştur. Turizm sektörü buna özellikle açıktır.
Sezon dalgalanır, kur oynar, kriz çıkar, müşteri profili değişir. Yıllık rakam masada durur, gerçek başka bir yere gider.
Somut bir örnek verelim. Yüz odalı bir otel düşünün.
Yıllık RevPAR hedefi 100 Euro. Ocak Mart arası sezon dışı, RevPAR 52 Euro. Normal. Nisan Haziran canlanma, 78 Euro. İdare eder.
Temmuz Eylül sezon, 160 Euro. Güzel. Ama Ekim Aralık tekrar 52 Euro. Yıl kapanıyor, ortalamanın 86 Euro’ya düştüğünü görüyorsunuz.
Hedefin yüzde on dört altında. Neden. Çünkü Ağustos’ta doluluk yüzde doksan beşe çıktı ama oda fiyatı gereği kadar artırılmadı.
O haftalar geri gelmez.
Bütçeyi dörde bölün. Her çeyrek kendi başına bir hedef, kendi başına bir hesap. Birinci çeyrekte yavaş başlayan tesis ikinci çeyrekte toparlanmak zorunda kalır, bunu ancak o geçişte görürsünüz.
Üçüncü çeyrekte sezonu yakalayan ama maliyet kontrolünü kaybeden tesis, dördüncü çeyrekte karı eritir.
Bunu da ancak o geçişte görürsünüz.
Ama daha iyisi var……!
Çeyrek bütçeyi haftalık takip edin. Kulağa fazla detay gibi gelir, değildir.
Bir çeyrek on üç haftadır.
Her haftanın gelir hedefi bellidir, gerçekleşmesi bellidir, sapması bellidir.
Yüzde beş sapma bir haftada kapanabilir. Yüzde yirmi sapma üç ay sonra görüldüğünde kapanmaz.
Üçüncü çeyreğin son haftasına geldiğinizde elinizdeki veri size şunu söyler:
Bu çeyreği kurtarabilir miyiz, dördüncü çeyreğe ne kadar yük taşıyoruz, yılı nasıl kapatırız. Bunu bilmek ile bilmemek arasındaki fark, önlem alabilmek ile sonuçlara katlanmak arasındaki farktır.
Rakamlar aylık geldiğinde Kasım’da Temmuz’u tartışırsınız. Haftalık geldiğinde Temmuz’un ortasında Ağustos’u düzeltirsiniz.
İkincisi yönetimdir, birincisi muhasebe.
Otelcilik anlık kararlar gerektiren bir iştir. Fiyat kararı sabah alınır, akşam uygulanır. Personel kararı bugün verilir, yarın sahaya iner.
Bu hızda çalışan bir işletmenin bütçe sistemi yıllık rakamlarla yönetilemez.
Q4 bütçesi için masaya oturduğunuzda kendinize şunu sorun.
Geçen yılın üçüncü çeyreğinde hangi haftayı kaçırdık. O sorunun cevabı bu yılın planını yazar.
